Office的几个常用技巧

兴宁A8网 · 发表于 2009/11/4 00:22

　　1、WORD文字变图形

　　我们如果给台湾的朋友传一些简体中文的文章时，由于编码不同或者对方使用的不是中文系统无法浏览中文怎么办？不用着急我教大家一个好办法。

　　首先将编辑完成的WORD文件存为.DOC格式，然后关闭这个文件。在WORD中再新建一个文件，将刚才编辑完成的那个文件的图标拖拽到新建的文件中，现在你所看见的虽然是文字，但是WORD已经将其转换为图片，不信你可以点击文字，他会以图片形式出现。

　　利用这种方法可以非常简单地将整段的文字变成图形，并可以保持文档格式的原貌。在海报或某些幻灯片的制作中这种转方式对简化操作有一定的帮助。另外，利用电子邮件和在海外的亲朋好友进行联系时，特别是需要中文交流而对方没有中文系统不能浏览中文时，我们用这种办法不失为一种简便易行的方法。

　　2、WORD文档和WPS文档互相兼容法

　　我们大家在办公时用的最多的文字处理软件就是WORD和WPS了，但是由于他们保存格式不同，即使你安装了相关的文档转换插件，有一些信息还是会丢失的。那怎么才能够不丢失，而且不需要装文档转换插件，就可以查看对方的文档呢？其实我们不管是用WORD还是WPS只要在保存时，存为.RTF 格式就可以，这时你不管用哪个软件来打开文档都可以看到内容，并且不丢失任何信息。

　　3、在EXCEL中添加计算器

　　为了方便在MICROSOFT EXCEL中使用计算器，我们可在工具栏上添加一个计算器。操作方法如下：

　　一、点击“视图”菜单的“工具栏”，然后点击“自定义”。

　　二、点击“命令”选项卡。

　　三、在“类别”列表中，点击“工具”，在“命令”列表中，点击“自定义”（图标是灰色的计算器）。

　　四、将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中（当你看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标）。

　　五、点击“关闭”。

　　现在，点击刚刚添加的按钮，EXCEL将启动计算器。

　　4、开启多个WINZIP压缩窗口

　　在系统缺省状态下，WINZIP每次只能打开一个压缩窗口来进行解压缩文件；但在实际操作中，我们可能需要每次同时打开多个压缩窗口，那该怎么办呢？其实操作很简单，我们可以在WINZIP的界面中，单击“选项”功能表项，并在弹出的设置对话框中，勾选“重新使用WINZIP窗口”选项，就可以实现同时开启多个压缩窗口的目的了。

　　5、给WINRAR压缩包写注释

　　也许大家会有这样的感觉：使用的压缩文件多了，时间一长就会不知道有哪些文件，更不要说文件里有哪些内容了。在WINRAR中也提供了添加注释这个功能，具体的方法是：先用WINRAR打开相应的RAR文件，然后点击工具栏上的“COMMENT（注释）”按钮，在注释窗口中输入自己的注释内容即可（支持中文输入），下次想添加或查看时再次点击工具栏上的“注释”钮即可。